Implementarea și autoevaluarea sistemului de control intern managerial conform OSGG 400/2015. Controlul financiar preventiv

LECTORI

• Dl. Dragos Niculae, Auditor Intern certificat CRMA (Certification in Risk Management Assurance).
   
• Dl. Marcel-Bogdan Ginghina, Contabil sef si coordonator compartiment Control financiar preventiv in cadrul a doua institutii publice de cultura, de importanta nationala, cu activitate in domeniu de peste 10 ani.
   

TEMATICA

IMPLEMENTAREA SI AUTOEVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL CONFORM ORDINULUI SECRETARIATULUI GENERAL AL GUVERNULUI 400/2015
 

1.  Principalele modificari aduse prin OSGG 400/2015. Grila de corespondenta a standardelor (16 standarde vs. 25 de standarde). Au scazut cerintele privind implementarea SCIM odata cu reducerea numarului de standarde?

2.  Masurile necesare a fi dispuse de catre conducerea institutiei publice pentru elaborarea si/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial. Se poate externaliza activitatea de elaborare si implementare a SCIM? In ce masura pot fi folositi contractori externi pentru implementarea SCIM?

3.  Ce este structura de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica – infiintare, functionare, rol, atribuții, componenta, raportare. Interfata acesteia cu auditul intern si rolul auditului intern in procesul de implementare si evaluare a SCIM.

4.  Programul de dezvoltare a SCIM - Obiectivele, actiunile, responsabilitatile, termenele, precum si alte componente ale masurilor de implementare a SCIM. Prezentarea unui exemplu completat de Program. Cum functioneaza programul și cine il foloseste? Interactiunea cu Curtea de Conturi, Auditul Intern, Comisia de monitorizare, coordonare si indrumare metodologica, managementul entitatii.

5.  Intocmirea situatiilor centralizatoare semestriale si anuale, pe formatul prezentat in anexa nr. 3 la Ordin. Elaborarea raportului anual asupra propriului sistem de control intern/managerial.

6.  Autoevaluarea sistemului de control intern managerial – persoanele responsabile, metodologie de realizare, valorificarea rezultatelor, implementarea solutiilor.

7.  Modalitatii practice de implementare efectiva a standardelor 1-16 prin: facilitarea intelegerii termenilor utilizati in cuprinsul OSGG 400/2015, explicarea actiunilor necesare a fi implementate pentru fiecare standard in parte, prezentarea documentelor ce trebuie să rezulte în urma procesului de implementare a SCIM, identificarea si evitarea erorilor frecvente in cadrul procesului de implementare a SCIM.

7.1.    Standardul 1 - Etica si integritatea. Definirea notiunilor de misiune, viziune, valori etice si organizationale. Exemple practice. Cultura organizatiei. Codul de etica si rolul său. Exemplu practic de cod de etica. Ce este consilierul de etica si care este rolul sau? Raportarea neregulilor: definirea notiunii de ”whistle blowing” si ”ombudsman”. Modalitati practice de implementare. Posibili indicatori asociati standardului.

7.2.    Standardul 2 - Atributii, functii, sarcini. Definirea misiunii entitatii – exemplu practic. Modalitati de elaborare a regulamentelor interne (ROF și ROI). Fisa postului – rol si functionalitate. Exemplu practic. Pista de audit: misiunea entitatii – obiectivele entitatii - atributiile comnpartimentelor – fisele de post – obiectivele postului. Posibili indicatori asociati standardului.

7.3.    Standardul 3 - Competenta, performanta. Definirea notiunilor de competenta si performanta. Planul individual de pregatire profesionala – training map: continut, utilizare, valorificare. Organizatiile profesionale – sursa de competenta profesionala a angajatilor. Evaluarea performantelor profesionale. Instrumente de sustinere a competentelor. Posibili indicatori asociati standardului.

7.4.    Standardul 4 - Structura organizatorica. Definirea structurii organizatorice. Ce sunt compartimentele? Intocmirea documentelor de formalizare a structurii organizatorice. Delegarea de competente si de responsabilitati. Delegarea raspunderii. Definirea notiunilor de eficienta, eficacitate si economicitate (cei trei E) si legatura lor cu auditul de performanta. Posibili indicatori asociati standardului.

7.5.    Standardul 5 - Obiective. Definirea obiectivelor determinante si a celor complementare. Definirea obiectivelor generale si definirea obiectivelor specifice. Notiunea de obiective SMART. Ipoteze si reevaluari in definirea obiectivelor. Posibili indicatori asociati standardului.

7.6.    Standardul 6 - Planificarea. Definirea notiunii de planificare. Identificarea sarcinilor si a resurselor. Sarcini vs. Resurse: modalitati practice de abordare. Ajustarea periodica a planurilor. Elaborarea planurilor anuale si a celor strategice. Exemple practice. Posibili indicatori asociati standardului.

7.7.    Standardul 7 – Monitorizarea performantelor. Stabilirea de obiective SMART. Indicatori asociati obiectivelor – modalitati practice de definire. Masurarea indicatorilor si compararea lor cu o referinta definita. Tratamentul diferentelor. Posibili indicatori asociati standardului.

7.8.    Standardul 8 – Managementul riscului. Definirea riscurilor si a controalelor. Categorii de riscuri si tipuri de controale. Elaborarea strategiei de management a riscurilor: procedurile scrise privind managementul riscurilor. Definirea obiectivelor organizatiei – activitatilor – riscurilor – controalelor. Documentarea procesului de management al riscului. Posibili indicatori asociati standardului.

7.9.    Standardul 9 – Proceduri. Definirea procedurilor scrise. Inventarul activitatilor organizatiei si identificarea activitatilor procedurabile. Caracteristicile procedurilor scrise. Gestionarea abaterilor de la procedurile scrise. Definirea in cadrul procedurilor a separarii atributiilor. Controalele compensatorii si utilizarea lor. Posibili indicatori asociati standardului.

7.10. Standardul 10 – Supravegherea. Identificarea, initierea, aplicarea si dezvoltarea controalelor adecvate de supraveghere a activitatilor. Controalele de supraveghere, controalele ierarhice. Valorificarea rezultatelor. Posibili indicatori asociati standardului.

7.11. Standardul 11 – Continuitatea activitatii. Efectuarea inventarului amenintarilor cu privire la continuitatea derularii proceselor si activitatilor. Elaborarea planului de asigurare a continuitatii. Comunicarea planului catre personalul organizatiei.  Revizuirea si actualizarea planului de asigurare a continuitatii. Posibili indicatori asociati standardului.

7.12. Standardul 12 – Informarea si comunicarea. Definirea tipurilor de informatii si dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare. Calitatea informatiilor si comunicarea eficienta. Caracteristicile informatiei. Comunicarea internă si comunicarea externa. Posibili indicatori asociați standardului.

7.13. Standardul 13 – Gestionarea documentelor. Organizarea sistemului de inregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, indosarierea, protejarea si pastrarea documentelor. Nominalizarea compartimentului responsabil de implementarea sistemului. Securizarea documentelor si a informatiilor. Regimul documentelor clasificate. Deinirea si implementrea sistemului de arhivare. Posibili indicatori asociati standardului.

7.14. Standardul 14 – Raportarea contabila si financiara. Responsabilitatile conducatorului organizatiei si cele ale conducatorului compartimentului financiar-contabil. Elaborarea de proceduri si controale contabile documentate pentru corecta aplicare a actelor normative. Posibili indicatori asociati standardului.

7.15. Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern/managerial. Constituirea functiei de evaluare a controlului intern/managerial. Autoevaluarea SCIM. Gestionarea deficientelor si a slabiciunilor identificate. Elaborarea programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. Elaborarea raportarilor semestriale si anuale asupra SCIM. Posibili indicatori asociati standardului.

7.16. Standardul 16 – Auditul intern. Definirea auditului intern. Diferenta intre infiintarea unei functii de audit intern si accesul la o capacitate de audit competenta. Intelegerea conceptelor de management al riscului, control si guvernanta. Dimensionarea compartimentului de audit intern. Activitatea de audit intern si raportarile acesteia. Implementarea si urmarirea implementarii recomandarilor. Posibili indicatori asociati standardului.
 

CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

Modificari legislative aparute in exercitarea atributiilor

• Ordinul 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfasoara activitatea de control financiar preventiv propriu
• OG 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv
• OG 2/2015 pentru modificarea si completarea unor acte normative, precum si alte masuri
• Documente specifice controlului financiar preventiv, operatiuni supuse vizei CFP
• Operatiuni supuse CFP
• Analiza si solutii in cazul refuzului de viza
• Numirea, suspendarea, schimbarea sau destituirea persoanelor desemnate sa exercite activitati de CFP
• Competenta loctiitorului persoanei desemnate pentru exercitarea controlului financiar preventiv
• Pasii parcursi in vederea acordarii vizei CFP
• Returnarea documentatiei la verificarea de fond
• Refuzul de viza
• Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv
• Procedura operationala CFP
• Exemple de operatiuni;
• Documente specifice, elaborarea de rapoarte

Elaborarea listelor de verificare specifice operatiunilor supuse CFP

• Deplasari interne/ externe, ordonantare plata personal, alte operatiuni supuse CFP
• Alte tipuri de operatiuni;
• Contractul/ comanda de achiziţie publice